文書管理

契約書・提案書・規程などのファイルを、フォルダとタグで整理して共有する機能です。WORKS 純正の組織ストレージに保存するほか、OneDrive / Google Drive / Microsoft 365 (SharePoint) と連携して、クラウド側に直接保存することもできます。

画面の構成

左メニューの 「文書管理」 を開きます。

文書管理の画面。上部にタグ、左に組織フォルダのツリー、右にファイル一覧

左ペインの 「＋フォルダ」 で新しいフォルダを作成します。フォルダを選んだ状態だと、ボタンは 「＋サブフォルダ」 に変わり、その中に入れ子のフォルダを作れます。

文書は 一覧からフォルダへドラッグ して移動できます。

注意: フォルダを削除すると、その配下の文書は「未分類」に戻り、サブフォルダは親フォルダへ繰り上がります。文書自体が消えるわけではありません。

一覧やフォルダの上にパソコンからファイルを直接ドラッグ＆ドロップすることもできます。クラウドストレージを連携していない場合、ファイルは組織ストレージに保存されます。

検索ボックスにファイル名を入力して 「検索」 を押します。

注意: *.txt のようなワイルドカード検索が使えるのは、OneDrive / Google Drive に保存されたファイルだけです。組織ストレージの文書は、ファイル名・説明に対する部分一致検索になります（* は文字としてそのまま扱われます）。

文書のアクセス範囲は組織の階層で決まります。

親組織に文書を公開できるのは、その親組織の管理者・オーナーである場合だけです。

連携の設定は、文書管理の 「設定」（歯車アイコン）→ 「クラウドストレージ連携」 から行います。連携すると、ファイルはサーバーに保存されず、クラウドストレージへ直接アップロードされます。

解除するときは同じ場所の 「連携解除」 を使います。

注意: これらの連携は ユーザーごと です。あなたが連携しても、他のメンバーには反映されません。各自で連携する必要があります。

組織の SharePoint を保存先にする場合は、設定の 「Microsoft 365 (SharePoint)」 から専用の設定画面に進み、「接続する」 でサイトを選択して部署グループとの対応を設定します。初回接続時はテナント管理者の同意が必要です。

クラウド上のファイルは 「保存領域へ取り込む」 で組織ストレージに取り込めます。取り込むと、上で説明した部署単位のアクセス制御が効くようになります。

文書管理そのものは無料の機能ですが、組織ストレージの使用量には無料枠があります。

使用量は、文書管理の 「設定」 →「保存領域」で確認できます。OneDrive / Google Drive に保存したファイルは、この使用量には含まれません。